第一百二十六章 送礼物,熟悉业务

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我通过看文件夹里的公司职工花名册，知道了外贸公司一般包括：外贸经理，业务员，跟单员（负责跟催工厂生产直至出货收款的全过程。），行政员，财务员，船务员等职位。鑫龙没有设立跟单员，而是把跟单员的工作归并到业务员的身上。

我还了解到做外贸要注意以下几点：1、要慎重选择贸易伙伴。外贸公司接受代理进出口委托时，必须严格审查委托人和外商的资信。在寻找贸易伙伴和贸易机会时，应尽可能通过正式途径来接触和全面了解客户，摸清对方真实背景及信誉度，不要与资信不明或资信不好的客户做生意。2、严格审查信用证的内容。坚决不接受无法或难以执行的“软条款”，否则，主动权就完全掌握在外商的手中了。同时，外贸公司在与外商签约时，应平等、合理、谨慎地确立合同条款，如“预付履约金、质保金、佣金和中介费”等条款要严加审查和判断，以免误中圈套。3、在开出信用证时，应视外贸背景、对方商业信誉等具体情况。充分估计到贸易风险程度而收取相应的信用证保证金，信用证也应是远期或可撤消信用证为妥，以降低贸易风险。4、付款方式尽量做到每单及时结清，避免“一单压一单”。（即在第二批货物到货时，才付第一批的货款付款），否则容易出现经济纠纷和其他意外情况。5、外贸公司在开证、报关、提货、发货等环节上要严格把关。不能“只管开证和收取代理费”，对其他环节不闻不问。特别要注意在信用证随单据的流转中可能会出现的漏洞，克服“正本提单在手，万事大吉”的麻痹思想。6、外贸公司在对外贸易中，对本公司业务员要严格管理。严格执行有关规章制度，发现问题及时整改。

我打开了电脑，发现公司的管理系统分为业务管理系统、财务管理系统、生产应用管理系统、仓库管理系统、人力资源管理系统、工资管理系统、固定资产管理、合并报表系统等八大系统构成。其中业务管理子系统包括了日常管理、客户管理、商品管理、出口销售、国内收购、国内采购、进口采购、出口操作、货物管理、资金管理、国内销售、计划管理、统计查询、加工管理、综合分析、系统管理等十七个模块。外面的大办公室是业务管理部。

我还知道外贸业务秘书要有较高的专业知识和业务能力：1、大专以上学历，市场营销或国际贸易专业；2、一年以上助理或秘书相关工作经验；3、良好的英文书面表达能力和计算机能力；4、做事细心，良好沟通能力、责任心强；5、了解外贸相关知识。其工作职责是：1、客户资料的建立；2、公司英文网站产品投放及更新维护；3、样品管理；4、协助经理对各项事务传达与处理；5、业务部门文字处理工作等。我英语只是高中水平，可能很难进行公司英文网站产品投放及更新维护，这是我要加强学习的方面。

“铃铃铃”我身边的固定电话响了，我看了一下来电显示，原来是傅斌。“傅总，什么事？”

“你把你的身份证和学历证的复印件拿过来。”

“好的，我马上复印。”我复印了身份证和学历证，拿着复印件来到傅斌的办公桌边，递给他。

“怎么样？在工作上有哪些困难？”傅斌一边熟练地用英文打字一边笑着问。

“我英语水平不高，不懂得进行公司英文网站产品投放及更新维护，还有就是外贸英语没接触过，书面表达和用英语与外国人交流会有点吃力……”

“我猜你可能在这方面能力有限，我来替你与外国人口语交流，你要在一边认真学。这几个月有空我就教你，以后放手由你负责。你过来看，我现在就在发e-mail给美国一家公司，向这家公司介绍我们市里一家服装厂的产品……”

我弓着腰耳朵聆听着，眼睛全神贯注地盯着电脑屏幕，不时指着其中几个专业英语单词虚心地请教意思，我的长发老是垂下来，遮住我的眼睛，我只好不时把长发挽在耳际。在傅斌这位老师的指导下我懂得了初步的公司英文网站产品投放和会填写一些基本的英文格式的表格如信用证、外汇核销单、进口单证、进口合同、出口通知单、装箱单等。傅斌，你真是一位才貌双全、名副其实的清华大学外贸管理专业高材生！我杨兰在你面前真是才疏学浅，孤陋寡闻，谢谢你这样手把手地教我，我一定要尽快成为一名合格的秘书，成为你得力的助手！

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